สารบัญ
การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
( โดย อ.นพพล นพรัตน์ / Ceo, Acrosswork )
บทนำ
มาสร้าง การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ร่วมกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิผลการทำงาน สร้างการมีส่วนร่วมว ทำให้การประชุมเป็นเวทีแห่งการผลิตความคิดสร้างสรรค์ร่วมกัน ในบทความนี้ เราจะชี้ให้เห็นว่า หากต้องการสร้าง การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องขจัดความไร้ประสิทธิภาพในการประชุมออกเสียก่อน
ถ้าเปิดให้มีการโหวตกันว่ากระบวนการทำงานใดในองค์กรที่ผู้บริหารและพนักงานเบื่อหน่ายและรู้สึกว่าไร้ประโยชน์มากที่สุด ผมเชื่อว่าคงต้องมีหลายคนออกเสียงว่า “การประชุม หรือ Meeting” คือ กิจกรรมที่ลดทอนพลังในการทำงานของพนักงานและทำให้แต่ละวันของการทำงานสูญเปล่าไปอย่างน่าเสียดาย ถึงขนาดมีการพูดว่า “ประชุมทั้งวัน จนไม่มีเวลาทำงาน” หรือ “บริษัทจ้างมาประชุมหรือจ้างมาทำงานกันแน่” บางคนพูดแบบนี้ตั้งแต่ปีแรกที่เข้าทำงาน จนยิ่งอายุมากขึ้น ตำแหน่งสูงขึ้น ยิ่งรู้สึกว่าคำพูดนี้ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของวิถีการทำงานปกติไปเป็นที่เรียบร้อยแล้วอย่างไม่รู้ตัว โดยลืมคิดไปว่าสิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นการประชุมที่ไร้ประสิทธิผลในองค์กร
“องค์กรที่ไร้ประสิทธิภาพ ผลิตการประชุมที่ไร้ประสิทธิผล เช่นเดียวกับ การประชุมที่ไร้ประสิทธิผล สร้างองค์กรที่ไร้ประสิทธิภาพ”
ฟังดูเหมือนเป็นเรื่องน่าขันที่คนทำงานใช้เวลาส่วนใหญ่กับการนั่งประชุมอันยาวนาน มากกว่าการให้เวลากับการลงมือปฏิบัติงานจริง กล่าวกันตามตรงแล้วนับว่าน่าเสียดายมากที่องค์กรไม่ได้ใช้เครื่องมือที่เรียกว่า”การประชุม” ให้เกิดประโยชน์สูงสุด การประชุมที่ดีไม่จำเป็นต้องใช้เวลายาวนาน แต่ต้องเป็นการประชุมที่ได้ประสิทธิผลสูงสุดภายใต้เวลาที่ใช้ประชุมน้อยที่สุด การประชุมทุกครั้งต้องมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกัน การบริหารจัดการที่กระชับ รัดกุม และมีประสิทธิภาพสูงสุด ช่วยให้การตัดสินใจครั้งสำคัญที่มีผลกระทบต่อองค์กรและคนจำนวนมากเกิดความผิดพลาดน้อยสุด และอำนวยประโยชน์สูงสุดต่อฝ่ายต่างๆ https://bit.ly/3ja1Ey7
ประชุมแบบไหนที่เรียกว่า “ไร้ประสิทธิผล”
การประชุมที่ไร้ประสิทธิผล คือ การประชุมที่ไม่ได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ของการประชุมในครั้งนั้น ซึ่งโดยปกติแล้ว วัตถุประสงค์หลักของการประชุมมีอยู่เพียง 3 ประการใหญ่เท่านั้น คือ
-
ประชุมเพื่อระดมความคิดเห็นหรือสอบถามข้อมูล สิ่งที่ต้องการ คือ ความคิดเห็น หรือ ข้อมูลที่สำคัญบางอย่างจากผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อช่วยให้การกำหนดนโยบายหรือกลยุทธ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
-
ประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ สิ่งที่ต้องการ คือ ผู้ร่วมประชุมรับรู้และเข้าใจเรื่องที่แจ้งให้ทราบอย่างเพียงพอ สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เหมาะสม
-
ประชุมเพื่อตัดสินใจ สิ่งที่ต้องการ คือ มติของที่ประชุมเพื่อตัดสินใจในเรื่องต่างๆที่เกิดขึ้น อันเป็นการสะท้อนถึงการตัดสินใจร่วมกัน และรับผลกระทบที่ตามมาร่วมกัน
สาเหตุสำคัญที่ทำให้การประชุมไร้ประสิทธิผล
-
ไม่ชัดเจนในวัตถุประสงค์ของการประชุม
การเรียกประชุมทุกครั้งผู้นำการประชุมต้องชัดเจนเสียก่อนว่าเราเรียกคนอื่นมาประชุมเพื่อวัตถุประสงค์ใด ถ้าวัตถุประสงค์ชัดเจน รูปแบบ ขั้นตอน และวิธีการนำประชุมก็จะชัดเจนตามไปด้วย
เราพบเจออยู่เสมอที่ผู้บริหารคิดอะไรไม่ออก เอะอ่ะก็เรียกประชุม เรียกมาถามโน่นถามนี่แต่ก็ไม่เห็นจะตัดสินใจหรือสั่งอะไรลงมาอย่างเป็นชิ้นเป็นอัน บางการประชุมเสียเวลาเป็นวันแต่ผู้เข้าประชุมยังไม่รู้เลยว่า การประชุมครั้งนี้มีวัตถุประสงค์อะไรกันแน่ บ่อยครั้งที่วัตถุประสงค์ทั้ง 3 ข้อ ถูกผู้นำการประชุมเอามายำรวมกัน จะเรียกมาให้แสดงความคิดเห็นก็ไม่ชัดเจน จะเรียกมาชี้แจงบอกกล่าวเรื่องต่างๆแต่ก็ไม่ได้เตรียมข้อมูลอะไรไว้ หรือ จะเรียกมาตัดสินใจแต่ก็ไม่เห็นจะตัดสินใจลงมติอะไรสักอย่าง ทุกอย่างเลยดูเบลอไปหมด คนออกมาจากห้องประชุมเลยมีสภาพเหมือนกับฝ่าพายุ คลื่นลมแรงมาอย่างสาหัสสากรรจ์ ไม่รู้ว่าเสียเวลาไปนั่งประชุมเพื่ออะไร
เมื่อวัตถุประสงค์ของการประชุมไม่ชัดเจน วิธีดำเนินการในการประชุมก็สับสน ยกเรื่องโน่นเรื่องนี้ขึ้นมาอภิปรายโดยไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลัก ผลที่เกิดจากการประชุมก็จะไม่ชัดเจนตามมา การประชุมในครั้งนั้น ก็มีแนวโน้มที่จะเป็นการประชุมที่ไร้ประสิทธิผล ไม่ตอบโจทย์วัตถุประสงค์ เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
-
ไม่รักษาเวลา
เป็นปัญหาที่พบเจอบ่อยถึงบ่อยมากในการทำงานแบบองค์กรไทย ตั้งแต่การมาประชุมไม่ตรงเวลา บางคนมีความคิดว่า สาย 15 นาที ถึง ครึ่งชั่วโมง ถือว่ารับได้ เป็นเรื่องปกติ โดยลืมไปว่า คนอื่นที่มานั่งรอเสียเวลาทำงานไปมากเพียงใด เมื่อผู้นำประชุมมาประชุมสาย คนอีกหลายสิบคนต้องเสียเวลานั่งรอเพราะเริ่มประชุมไม่ได้ โดยเฉพาะถ้าคนนำหรือคนนัดประชุมมีตำแหน่งสูงกว่า เป็นผู้บริหาร เป็นเจ้าของบริษัท กลับไม่รักษาเวลาการประชุมเสียเอง ส่งผลให้วาระการประชุมที่ได้เตรียมไว้ต้องเปลี่ยนแปลง บางวาระถูกตัดออกไป บางวาระต้องลดเวลาลง สิ่งเหล่านี้กระทบเป็นลูกโซ่ เช่น ถ้ามีการตัดวาระออก ก็อาจทำให้ผลลัพธ์ที่เกิดจากการประชุมไม่ครอบคลุมวัตถุประสงค์อย่างครบถ้วน หรือ การยกวาระไปคราวหน้า ก็ทำให้เสียโอกาสในการใส่วาระใหม่เข้ามา เพราะต้องเสียเวลามาเก็บตกวาระที่ตกค้างมาจากครั้งที่แล้ว
ไม่ใช่เพียงการไม่รักษาเวลาในการเริ่มเท่านั้น การไม่รักษาเวลาในการพูดคุยแต่ละวาระ ยังทำให้การประชุมลากยาวเกินกว่าที่กำหนด เรื่องที่ควรพูดไม่ได้พูด กลับเสียเวลากับเรื่องที่หาสาระไม่เจอ เกริ่นนำ อารัมภบท ยืดยาวเกินไป พร่ำพรรณาถึงความรู้สึก หรือเรื่องส่วนบุคคลมากเกินไป ใช้เวลาของการประชุมกับการอวดอ้างผลงานตนเองจนลืมวัตถุประสงค์ของการประชุมในครั้งนั้น ผมพบเสมอว่าการประชุมอันยืดเยื้อ ใช้เวลามากกลับไม่ได้ช่วยผลิตผลลัพธ์จากการประชุมที่น่าพึงพอใจเท่าที่ควรเมื่อเทียบกับเวลาที่เสียไป ไม่ตอบโจทย์ทั้งของผู้นำประชุมและผู้ร่วมประชุม แต่กลับสร้างความอึดอัด และก่อให้เกิดภาพจดจำที่ไม่ดีกับการประชุมเข้ามาแทนที่
-
ตั้งธงไว้แล้ว
ประโยชน์ของการประชุมที่สำคัญมากข้อหนึ่ง คือ ได้ความคิดเห็นและข้อมูลที่หลากหลายจากบุคคลหรือฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง ความคิดเห็นรอบด้าน แม้ว่าจะมีมุมมองแตกต่างกันบ้าง หากผู้นำประชุมมีฝีมือจะสามารถผสมผสานความแตกต่างทางความคิดให้กลายเป็นพลังช่วยให้การตัดสินใจแต่ละครั้งรัดกุม รอบคอบและชัดเจนมากขึ้น สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อผู้นำการประชุมเปิดใจรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง จดบันทึกข้อมูลสำคัญ และพร้อมจะเปลี่ยนแปลงหากความคิดเห็นหรือข้อมูลที่ได้รับนำมาซึ่งประโยชน์เพิ่มพูนขึ้นกว่าการตัดสินใจเพียงลำพัง การประชุมครั้งนั้นก็จะสร้างคุณประโยชน์มหาศาล
แต่โลกของความเป็นจริงไม่ได้สวยหรูเหมือนในหนังสือ เพราะมีหลายประชุมถูกสร้างขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่เสมือน “ตรายาง” เท่านั้น เป็นเพียงเวทีรับรองความชอบธรรมให้กับความคิดหรือการตัดสินใจของผู้นำการประชุม ทั้งที่บางครั้งวัตถุประสงค์ที่แจ้งผู้เข้าร่วมประชุม คือ “การระดมความคิดเห็น” หรือ“การหามติของที่ประชุม” แต่สิ่งที่ปรากฎกลับสวนทางกัน คือ ผู้นำการประชุมผูกขาดการประชุมแต่เพียงผู้เดียว ไม่รับฟังความคิดเห็นคนอื่น ใครพูดแสดงความคิดเห็น หรือ ให้ข้อมูลที่ขัดกับ “ธง” ที่ตนเองตั้งไว้แล้วก่อนประชุมก็ขัดขวาง ตัดบท และสุดท้ายก็ยึดธงที่ตั้งไว้เป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ จนกลายเป็นว่าการประชุมครั้งนั้นมีลักษณะเหมือนการแจ้งให้ทราบ แทนที่จะเป็นการระดมความคิดเห็น หรือ การหามติของที่ประชุมอย่างแท้จริง
ไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้เข้าร่วม ยากที่จะเป็น การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
ท่านผู้อ่านที่เคยเป็นผู้นำการประชุม เคยจำบรรยากาศของการพูดคนเดียวให้ห้องประชุมอันเย็นยะเยือกได้ไหมครับ พูดไปเป็นชั่วโมง กลับพบว่าหลายสิบคนในห้องประชุมนั่งกันนิ่งเงียบ พนักงานไม่ให้ความร่วมมือ ไม่ออกความคิดเห็นอะไรทั้งนั้น ถามว่าคิดอย่างไรก็เงียบ ที่มีมารยาทหน่อยก็มีพยักหน้ารับ แต่ที่ไม่ค่อยมีมารยาทคือ เอางานอื่นเข้ามาทำในห้องประชุม บางคนนั่งเล่นโทรศัพท์ หรือ หันไปคุยกับเพื่อนที่นั่งข้างๆ จนเรารู้สึกว่าเราเรียกคนเหล่านี้มานั่งประชุมทำไม เพราะเข้ามาแล้วก็ไม่ได้ช่วยให้การประชุมมีคุณค่ามากขึ้น ให้พวกเขาเอาเวลาไปทำงานเสียดีกว่า
คนที่ถูกเชิญเข้าร่วมประชุม ต้องระลึกเสมอว่าการที่เรามีชื่ออยู่ในที่ประชุม แปลว่า เรามีคุณค่าอะไรบางอย่าง ความคิดเห็นหรือข้อมูลที่เกิดจากความรู้ ประสบการณ์ หรือความเชี่ยวชาญสักอย่างของเรามีคนเห็นประโยชน์ เขาถึงเชิญเราเข้าร่วมประชุม บทบาทและงานที่เราทำอยู่ในอดีต ปัจจุบัน หรือ อาจเกิดขึ้นในอนาคต เกี่ยวพันกับการประชุมในครั้งนี้ เมื่อตระหนักถึงความสำคัญของการเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม ท่านในฐานะของผู้เข้าร่วมประชุมต้องเตรียมความพร้อมก่อนเข้าประชุม เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวาระของตนเท่าที่ทำได้ เพราะเวลาที่คนอื่นเขาอยากรู้ข้อมูล อยากให้เราแสดงความคิดเห็น เราจะได้สามารถตอบสนองเขาได้อย่างทันท่วงที จะช่วยให้การประชุมไหลลื่น ไม่ติดขัด ช่วยลดเวลาการประชุม และยังแสดงให้คนอื่นเห็นว่าท่านเป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่ให้ความร่วมมือเต็มที่ สิ่งนี้เป็นปัจจัยหนึ่งที่แสดงถึงความเป็นมืออาชีพในการทำงาน และเป็นการสร้างบรรทัดฐานให้กับตัวท่านและองค์กร เช่น เมื่อท่านปฏิบัติแบบนี้เป็นประจำ เวลาที่ท่านต้องเป็นผู้นำประชุม เรียกประชุมคนอื่นบ้าง คนอื่นจะรู้สึกว่าท่านเป็นคนที่ให้ความสำคัญกับการประชุม คนอื่นก็จะให้ความสำคัญกับการประชุมเป็นพิเศษ แต่ก็อย่างว่าครับ คนไม่รับผิดชอบมีมากอย่างไรก็ต้องเผื่อใจไว้บ้าง เพราะบางคนก็ต้องเน้นย้ำกำชับกันบ่อยๆกว่าจะปรับปรุงตัว อย่าเหนื่อยที่จะทำครับ สักวันหนึ่งจะเห็นอะไรเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดี
-
ไม่สามารถจัดการกับความขัดแย้งในระหว่างประชุม
ผู้นำการประชุมที่ขาดประสบการณ์มักไม่สามารถจัดการกับปัญหาความขัดแย้งในที่ประชุมได้ เพราะเป็นสถานการณ์ที่ยากลำบากใจและสุ่มสี่ยงต่อความสัมพันธ์ตามมา เมื่อเวลาคนทะเลาะกันตอนแรกก็ยังเห็นต่างกันในประเด็น คือ มีมุมมองความคิดเห็นแตกต่างกัน อันเกิดจากประสบการณ์ ความรู้ ความเชื่อ ข้อมูลต่างกัน ซึ่งไม่ถือว่าเป็นเรื่องแปลก ผู้นำการประชุมสามารถผสานความต่างนั้นให้กลายเป็นพลังขับดันให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลได้ แต่หลายครั้งก็จัดการสิ่งเหล่านี้ได้ยาก เช่น ความเห็นที่แตกต่างในเรื่องนั้น กลับถูกเพิ่มเติมด้วย คำพูดเสียดสี กระแนะกระแหน ประชดประชัน น้ำเสียงดังขึ้นเรื่อยๆ อากัปกิริยา ภาษกายของการดูหมิ่น ดูถูกปรากฎเป็นระยะ ขาดความเคารพกัน แล้วก็ยกเรื่องส่วนตัว เรื่องที่เคยบาดหมางกันแต่ครั้งอดีตขุดมาทะเลาะกัน จนกลายเป็นว่าคนทั้งห้องประชุมต้องมานั่งฟังคนเพียงไม่กี่คนทะเลาะกัน ผู้นำไม่รู้วิธีจะตัดบทเข้าสู่ประเด็นหลักอย่างไร
หลายองค์กรที่ผมเจอมีบรรยากาศในการประชุมเหมือนสมรภูมิรบ ทั้งที่เรื่องที่คุยกันไม่ได้เป็นเรื่องคอขาดบาดตาย เป็นเรื่องธรรมดาที่เห็นต่างกันได้ แต่ด้วยอากัปกิริยาที่กล่าวมาข้างต้น ส่งผลให้อารมณ์และบรรยากาศของการประชุมในองค์กรเหล่านั้นตึงเครียด สร้างความกดดัน และทำลายความคิดสร้างสรรค์ที่ควรจะเกิดขึ้นจากการประชุม เสียเวลากับการทะเลาะกันเลยไม่มีเวลาไปเน้นที่วัตถุประสงค์หลักของเรื่องที่จะมาประชุม บางทีผู้นำการประชุมไม่สามารถควบคุมสถานการณ์ได้ก็ต้องล้มการประชุมนั้นกลางคัน เจอแบบนี้หลายหนก็ไม่ค่อยมีใครอยากเข้า
-
ขาดการติดตามผลการประชุม
นับเป็นเรื่องที่น่าเสียดายหากเราเสียเวลานั่งประชุม ได้ความคิดดีๆมากมายจากผู้เข้าร่วมประชุม ได้นโยบายที่รอบคอบ ชัดเจน แต่สิ่งเหล่านี้กลับถูกบันทึกไว้ในรายงานการประชุมแล้วก็จบกันไป ไม่มีใครรู้ว่าสิ่งที่เราประชุมกันจะได้รับการปฏิบัติให้เห็นการเปลี่ยนแปลงเมื่อไหร่ ผู้นำประชุมก็หลงลืมไม่ได้ติดตาม และก็ไปเรียกประชุมเรื่องใหม่ต่อไปเรื่อยๆ สุดท้ายมีแต่ข้อสรุปจากการประชุมที่ถูกกองอยู่ แต่องค์กรไม่มีอะไรดีขึ้น ผู้เข้าประชุมเองก็เสียความรู้สึก เพราะความคิดเห็นที่ได้แสดงออกไป ข้อมูลที่ได้นำเสนอไปมากมาย สุดท้ายก็ไร้ประโยชน์เพราะไม่ได้มีการเอาความคิดเห็นนั้นไปปฏิบัติ เจอแบบนี้เข้าหลายรอบความศักดิ์สิทธิ์ของการประชุมก็ลดหายไปเรื่อยๆ เรียกประชุมทีไรก็มีแต่คนส่สยหน้า และพูดว่า “เอาอีกแล้ว”
สรุป
การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างแท้จริงจึงไม่ได้จบเมื่อหมดเวลาการประชุม แต่ต้องรวมถึงการติดตามดูว่า ผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมมีการนำไปปฏิบัติหรือไม่ ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางใด เสียเวลาประชุมแล้วก็อย่าปล่อยให้สูญเปล่าครับ ติดตามความคืบหน้าสักนิด ลงมือเอาผลการประชุมไปปฏิบัติย่างจริงจัง ท่านจะช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง และสร้างการมีส่วนร่วมให้กับฝ่ายงานต่างๆบรรลุเป้าหมายเดียวกัน
