จากบทความ กับดักผู้จัดการ ตอนที่ 1 https://bit.ly/3DqihPf ผมได้เขียนรับใช้ท่านผู้อ่านถึงกับดักความเชื่อ 4 ประการที่ทำให้ผู้จัดการหลายท่านประสบกับปัญหาความยากลำบากในการบริหารจัดการ และสร้างผลกระทบไปสู่ทีมงานและองค์กร ซึ่งได้แก่
- การบริหารจัดการแบบรวบอำนาจไว้ที่ตนเอง
- ปล่อยปละละเลยให้พนักงานคิดและตัดสินใจกันตามลำพัง
- พยายามพิสูจน์ว่าตนเองเก่งกว่าทุกคน
- เน้นเป้าหมายจนลืมความรู้สึกคนทำงาน
ในบทความ “กับดักผู้จัดการ ตอนที่ 2 ”นี้ ยังเหลือกับดักอีก 5 ประการให้ท่านผู้อ่านลองพิจารณาดูว่า ท่านเคยตกอยู่ในกับดักดังกล่าวบ้างหรือไม่
สารบัญ
9 กับดักผู้จัดการ (A manager’s pitfall ) (ต่อ) ได้แก่
5. แก้ปัญหาเฉพาะหน้า ไม่สร้างระบบที่แข็งแรง
การมีผู้จัดการที่มีความสามารถและทักษะในการแก้ไขปัญหา หรือที่เราเรียกว่า Problem Solving Skill ถือเป็นเรื่องน่ายินดีสำหรับทีมงานและองค์กร เพราะทักษะดังกล่าวเป็นทักษะที่สอดคล้องกับบทบาทหน้าที่ของผู้จัดการที่องค์กรคาดหวัง นั่นก็คือ การจัดการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานทั้งในส่วนของกระบวนการทำงาน ลูกค้า หน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือปัญหาภายในฝ่ายงานของตนเอง
เมื่อผู้จัดการสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้ลุล่วงไปได้ย่อมเป็นเรื่องที่น่ายินดี และเป็นสิ่งที่ผู้จัดการควรภาคภูมิใจ แต่มีประเด็นหนึ่งที่น่าสนใจก็คือ มีผู้จัดการจำนวนมากพอสมควรที่รู้สึกว่าเมื่อไหร่ที่มีปัญหาเกิดขึ้น ทีมงานหรือองค์กรมีความจำเป็นต้องให้เขาเข้าไปแก้ไขปัญหาอยู่เสมอ ต้องเรียกหาเขาเพียงคนเดียวที่จะเข้ามากู้วิกฤติ แก้ไขสถานการณ์ยากลำบาก เสมือนหนึ่งเป็น Hero ผู้กอบกู้โลก สถานการณ์แบบนี้ทำให้ผู้จัดการรู้สึกมีความสำคัญ และรู้สึกว่าตนเองเป็นคนสำคัญที่องค์กรจะขาดไม่ได้
ปัญหาจากความคิดดังกล่าวก็คือ ผู้จัดการจะไม่พยายามหาวิธีการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ หรือแม้กระทั่งการหาแนวทางป้องกันปัญหาในระยายาว แม้หลายปัญหาจะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นซ้ำซาก วนเวียนเป็นวัฏจักรอยู่แล้ว สาเหตุที่ทำให้ผู้จัดการมีพฤติกรรมแบบนี้ก็เพื่อรักษาสภาวการณ์ที่ตนเองยังคงมีความสำคัญอยู่นั่นเอง สิ่งที่เกิดจึงสะท้อนออกไปสู่พฤติกรรมที่ไม่ยอมสอนงานพนักงาน ไม่ถ่ายทอดความรู้ ความชำนาญเฉพาะของตนให้กับคนในทีม ไม่ปรับปรุงกระบวนการทำงาน หรือ เข้าไปกระทำการบางอย่างเพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหา โดยลืมไปว่าเมื่อผู้จัดการไม่ดำเนินการในสิ่งที่ควรจะทำดังที่กล่าวมา
เวลาที่เกิดปัญหาเฉพาะหน้าขึ้นมาพร้อมกันหลายปัญหา หรือระดับความซับซ้อนของปัญหาที่มากขึ้นกว่าอดีต ตัวผู้จัดการเองก็จะรับไม่ไหว และไม่มีใครจะสามารถเข้ามาช่วยผู้จัดการในการรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้น สุดท้ายเมื่อเกิดผลเสียหายขึ้นมา ผู้จัดการเองก็คงไม่อาจปัดความรับผิดชอบไปจากตัวเองได้อยู่ดี
6. มีไอเดียใหม่ ๆ แต่ทำไม่ค่อยจบสักเรื่อง
คงไม่ใช่แต่เพียงผู้จัดการเท่านั้นที่ติดกับดักนี้ มีคนจำนวนมากที่มีความคิดอยากทำโน่นอยากทำนี่ มีความฝันมากมาย แต่พอเริ่มทำไปสักนิดก็ล้มเลิก โดยมีสารพัดข้ออ้างที่ยกมาปลอบใจตัวเอง ผมเองก็เคยเป็นหนึ่งในคนทำงานที่ติดกับดักนี้มาเป็นเวลานาน ท่านผู้อ่านเชื่อไหมครับผมเคยจดทะเบียนโดเมน (Domain) เว็บไซต์ไว้ถึง 5 เว็บ แต่ทำเสร็จเพียงแค่ เว็บเดียวเท่านั้น ซึ่งก็คือ 20% เท่านั้นเอง เมื่อ 15 ปีก่อน ผมเคยคิดอยากทำสินค้าบางอย่าง แต่ก็ไม่ได้ลงมือทำสักอย่าง จนหลายปีที่ผ่านมามีคนทำสินค้าดังกล่าวออกจำหน่ายร่ำรวยไปหลายคนแล้ว
ผู้จัดการที่ไฟแรง อันเนื่องมาจากเพิ่งเรียนจบกลับมารับตำแหน่ง เพิ่งได้รับการโปรโมท ย้ายฝ่ายงานมาดูแล หรือแม้กระทั่งเพิ่งย้ายบริษัทมาล้วนแต่ต้องการสร้างผลงานให้เร็วที่สุดเพื่อให้ผู้บริหารระดับที่สูงกว่าเห็นความสามารถ และรู้สึกว่าตัดสินใจไม่ผิดที่ให้ผู้จัดการคนนี้เข้ามารับตำแหน่ง เมื่อเกิดความรู้สึกนี้สิ่งที่ตามมา คือ พายุไอเดียต่างโหมกระหน่ำทีมงานอย่างมิทันตั้งตัว มากันครบทั้งแผนการขายรูปแบบใหม่ แผนปรับปรุงคุณภาพสินค้า กลยุทธ์เพื่อยกระดับการทำงานของทีมงาน เลยเถิดไปถึงปรับกระบวนการทำงาน ปรับโครงสร้างองค์กร พอกล่าวมาถึงโครงการเหล่านี้
ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านคงพอคุ้นเคยกับบรรยากาศที่ผู้จัดการเวลามีโครงการใหม่ๆมาก็จะเร่งพนักงานให้หาข้อมูล ทำการศึกษา บทวิเคราะห์ แนวทางปฏิบัติ งบประมาณ เตรียมทำแผนนำเสนอ ช่างเป็นบรรยากาศการทำงานที่ทำให้สารอะดรีนาลีนหลั่งได้เป็นอย่างดี เสมือนการออกรบยามศึกสงครามในอดีต เสียงกลองตีดังไปทั่วทุกทิศทาง แล้วไม่นานเสียงกลองเหล่านั้นก็หายไป พร้อมกับกองเอกสารที่เตรียมไว้มากมายวางกองอยู่บนโต๊ะทำงานของผู้จัดการและสักพักก็ลงไปอยู่ในลังเก็บเอกสารที่ใดสักแห่งในสำนักงาน โดยที่ยังไม่ได้มีการนำเสนอในที่ประชุม หรือ บางครั้งอนุมัติให้ทำไปแล้วก็ไม่มีใครติดตามผลการดำเนินงาน จนนานวันเข้าก็ไม่มีใครกล่าวถึงโครงการเหล่านั้นอีกเลย วันดีคืนดีผู้บริหารระดับสูงถามถึงก็วิ่งหาเอกสารกันใหม่ที เป็นบรรยากาศที่เกิดขึ้นวนไปเวียนมาในสำนักงานหลายแห่ง
สิ่งที่น่าเป็นห่วงสำหรับผู้จัดการที่ติดอยู่ในกับดักนี้ก็คือ รู้สึกว่าเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นปกติ ซึ่งตามความเป็นจริง เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องที่ควรมองข้ามเป็นอย่างยิ่ง เพราะทุกครั้งที่ริเริ่มโครงการอะไรก็ตาม ต้องใช้ทรัพยากรขององค์กรไม่ว่าจะเป็นบุคลากร งบประมาณ โดยเฉพาะที่สำคัญมาก คือ ต้นทุนเรื่องเวลาที่เมื่อเอามาทำสิ่งเหล่านี้ก็ต้องวางมือจากงานอื่นที่ทำอยู่ และยิ่งเป็นเรื่องที่น่าเสียดายเป็นอย่างยิ่งเพราะไอเดียเหล่านั้นไม่ได้รับการผลักดันให้เกิดผลลัพธ์อย่างเป็นรูปธรรม แสดงว่าการทำงานดังกล่าวขาดทั้งประสิทธิผล(Effectiveness) และประสิทธิภาพ (Efficiency)โดยสิ้นเชิง
ยิ่งบรรยากาศแบบนี้เกิดขึ้นบ่อยเท่าไหร่ ยิ่งพบว่าความทุ่มเทของพนักงานยิ่งลดลงไปตามลำดับ เพราะคนทำงานย่อมอยากเห็นผลลัพธ์จากความทุ่มเททำงาน หากผลลัพธ์ไม่ออกมาอย่างเป็นรูปธรรมยิ่งบั่นทอนกำลังใจของคนทำงาน วันหลังที่องค์กรอยากทำอะไรใหม่ๆจริงก็จะไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากพนักงานอย่างเต็มกำลังความสามารถ เพราะจะเกิดกระแสความรู้สึกว่า “เอาอีกแล้ว เดี๋ยวก็เหมือนเดิม”
7. ใช้อำนาจ ขาดการสื่อสารความเข้าใจ
ในการทำงานกับคนทำงานยุคใหม่ ที่เรียกว่า Generation Y คนยุคนี้ต้องการมีส่วนร่วมในการทำงานมากกว่ายุคก่อน (Generation X) ไม่ใช่เพียงระดับขอความคิดเห็น แต่คนยุคนี้ต้องการเข้าไปมีบทบาทสำคัญ (Key Person) ของงานหรือโครงการนั้น ๆ ปรารถนาเป็นปัจจัยสำคัญในการทำผลงานให้เกิดความสำเร็จในระดับสร้างความประทับใจ หรือ ในทางกลับกันถ้าไม่มีความสำคัญ ไม่มีบทบาทที่ชัดเจนก็ขอไม่เข้ามาร่วมในงานดังกล่าวเลยเสียดีกว่า
ผู้จัดการที่ตกอยู่ในกับดักนี้ บางครั้งก็น่าเห็นใจ เพราะผู้จัดการส่วนใหญ่โตมากับยุคของ Generation X ซึ่งให้ความสำคัญกับความอาวุโส ลำดับตำแหน่งในองค์กร การให้ความเคารพเชื่อฟังผู้ที่อยู่มานานกว่า เมื่อเป็นคำสั่งหรือนโยบายลงมาก็จะนำไปปฏิบัติตามนั้นแม้ว่าตนเองจะรู้สึกอย่างไรก็ตาม เมื่อผู้จัดการเติบโตมาในบรรยากาศดังกล่าว จึงติดรูปแบบของการใช้ตำแหน่งที่สูงกว่าในการออกคำสั่งจากบนลงล่าง และเชื่อว่าพนักงานหรือทีมงานจะให้ความร่วมมือทำตามที่ได้รับคำสั่งมาอย่างที่เขาเคยทำ
แต่ความเป็นจริงอาจไม่สวยงามแบบนั้น เพราะคนทำงานยุคใหม่ต้องการคำอธิบายที่สมเหตุสมผล และวิธีคิดที่เป็นกระบวนการ ผ่านการวิเคราะห์ไตร่ตรองและมีแง่มุมของความคิดสร้างสรรค์ที่ไม่ย่ำอยู่กับกรอบความคิดเดิม และที่จำเป็นคือ ต้องทำให้พนักงานรุ่นใหม่เหล่านี้เชื่อและเข้าใจอย่างหมดข้อสงสัย พวกเขาถึงอยากเข้ามามีส่วนร่วมเต็มที่ การเอาแต่สั่งโดยไม่ชี้แจงสื่อสารทำความเข้าใจจึงไม่อาจสร้างความร่วมมือให้เกิดขึ้นในทีมงานได้จริง และยิ่งก่อให้เกิดความรู้สึกว่าผู้จัดการเป็นคนไม่พร้อมรับความคิดเห็นใหม่ ไม่เปิดใจรับการเปลี่ยนแปลง ส่งผลให้เวลามีปัญหาพนักงานเหล่านี้ก็เลือกที่จะซุกปัญหาไว้ใต้พรม ไม่อยากที่จะนำปัญหาที่เกิดขึ้นมาพูดคุยกับผู้จัดการคนนี้
ผมมีโอกาสพูดคุยกับผู้จัดการที่ติดอยู่ในกับดักนี้หลายท่าน พบว่าส่วนหนึ่งที่ผู้จัดการกลุ่มนี้ไม่อธิบายสร้างความเข้าใจ เพราะบางครั้งตนเองก็ไม่เข้าใจลักษณะงานสมัยใหม่ หรือ ไม่ชำนาญในงานที่สั่งพนักงานให้ไปทำ จึงไม่รู้จะอธิบายอย่างไร เพราะตนเองก็รับคำสั่งมาจากระดับที่สูงกว่าเหมือนกัน จึงทำหน้าที่แค่เป็นผู้ส่งสารเท่านั้น มองภาพไม่ออกไม่รู้ว่าจะอธิบายทีมงานอย่างไรให้เกิดความเข้าใจ
8. สร้างกฎระเบียบมากมาย แต่ลืมสร้างค่านิยมในทีมงาน
ผู้จัดการที่ยังคงติดกับดักแบบอำนาจนิยม มักพยายามคิดหากฎระเบียบมาควบคุมคนในองค์กร สร้างเงื่อนไขเพื่อให้พนักงานต้องทำตามแบบแผนที่ตนเองคิดว่าเหมาะสม บางองค์กรเต็มไปด้วยกฎ ระเบียบ ข้อกำหนดมากมายจนจำแทบไม่ไหว เช่น การแต่งกาย การสวมใส่กางเกงยีนส์ การสวมรองเท้าแต๊ะในสำนักงาน เวลาเข้างาน ออกงาน หรือพักกลางวัน ระเบียบวันหยุด วันลาพักร้อน การมัดผม การทำสีผม การเอาขนมมากินที่โต๊ะทำงาน โดยคาดหวังว่าองค์กรจะดูเป็นระเบียบเรียบร้อย พนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนด แต่ความจริงมิได้เป็นเช่นนั้น ผมอยากให้ท่านผู้อ่านลองจินตนาการถึงพฤติกรรมแบบแมวไล่จับหนู คือ หากหัวหน้าไม่กำชับ พนักงานก็ไม่ทำตามกฎระเบียบที่ออกมา พยายามหลบหลีก แอบทำ พอกำชับทันทีก็ทำ สักพักก็กลับมาเละเหมือนเดิมพฤติกรรมดังกล่าวยิ่งแสดงให้เห็นถึงความไม่เป็นระเบียบ
ปรัชญาของการสร้างองค์กรสมัยใหม่ คือ พยายามสร้างบรรยากาศที่สอดคล้องกับวิถีชีวิตของพนักงาน ผ่อนคลายกฎระเบียบที่เข้มงวด และหันมาเน้นเรื่องการสร้างค่านิยมร่วมขององค์กร นั่นคือการส่งเสริมให้พนักงานเกิดความคิด ความเชื่อรูปแบบเดียวกัน โดยที่ไม่ต้องมีกฎระเบียบอะไรมากมายมาเป็นตัวกำกับ โดยการสร้างให้เกิดค่านิยมที่เหมาะสมซึ่งจะเกิดขึ้นจากการที่ผู้จัดการกับทีมงานได้พูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอ แนะนำ เสนอแนะ รับฟังความคิดเห็นของกันและกัน และแต่ละคนถูกปลูกฝังให้เคารพกันและกัน ไม่ทำอะไรที่เป็นการสร้างผลกระทบที่ไม่ดีกับคนอื่น การสร้างค่านิยมดังกล่าวจึงต้องใช้ความเอาใจใส่จากผู้จัดการ ใช้ระยะเวลาจากรุ่นสู่รุ่น ผู้จัดการหลายคนไม่อยากเสียเวลา และรู้สึกไปเองว่าไม่ได้ผลจึงหันกลับไปใช้การออกกฎระเบียบเหมือนอดีตที่ผ่านมาและเผชิญหน้ากับความล้มเหลวแบบที่ผ่านมาเช่นกัน
9. ประพฤติตนสวนทางกับสิ่งที่บอกให้พนักงานยึดถือ
กับดักนี้เป็นกับดักคลาสสิกซึ่งผมคงไม่ต้องอธิบายมากเพราะที่ผ่านมาผู้จัดการ ผู้บริหารต่างตกอยู่ในวังวนนี้มาทุกยุคสมัย จำนวนมากทุกวันนี้ยังหาทางออกไม่เจอ ใครที่ตกอยู่ในกับดักนี้เท่ากับระดับความน่าเชื่อถือในสายตาทีมงานจะลดลงอย่าน่าใจหาย คำพูดที่ออกมาถูกตัดสินจากทีมงานว่าเป็นเพียงลมปากที่ไร้ความศักดิ์สิทธิ์ ผู้จัดการที่ประพฤติตนสวนทางกับสิ่งที่ตนเองพยายามพูดเพื่อให้ดูดี เช่น อยากให้พนักงานแสดงความทุ่มเททำงาน ความเสียสละเพื่อส่วนรวม ความซื่อสัตย์ ทัศนคติ รักองค์กร มีระเบียบวินัย หากพูดไปแล้วผู้จัดการยังไม่ปฏิบัติ พนักงานก็ไม่มีทางทำตาม จนมีคำกล่าวที่ว่า “การกระทำสำคัญกว่าคำพูด” มนุษย์เราเลียนแบบพฤติกรรมจากการกระทำที่เรามองเห็น ไม่ใช่จากคำพูด
กับดักของผู้จัดการทั้ง 9 ข้อที่ได้กล่าวมานั้น เป็นเพียงข้อเตือนใจให้ผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือผู้บริหารระดับต่างๆได้นำมาทบทวนตนเองว่าในปัจจุบันนี้ท่านได้ตกอยู่ในกับดักใดบ้างหรือไม่ บางอย่างเป็นเรื่องที่ดีหากทำในปริมาณและวิธีการที่เหมาะสม เช่น เรื่องกฎระเบียบ เรื่องมอบความไว้วางใจทีมงาน เรื่องการนำความคิดใหม่เข้าสู่องค์กร หากแต่ต้องเพิ่มเติมความเข้าใจ แง่คิดบางประการดังที่อธิบายไว้ในบทความนี้เสริมเข้ามา ท่านผู้จัดการทั้งหลายก็จะสามารถกระโจนออกจากกับดักเหล่านี้ได้สมความปรารถนา
