กับดักผู้จัดการ (manager’s pitfall) ตอนที่ 1

 กับดักผู้จัดการ (manager’s pitfall) ตอนที่ 1

ผู้จัดการจำนวนมากก้าวขึ้นมาเป็นผู้บริหารระดับกลาง(Middle Management) โดยที่องค์กรยังไม่ได้เตรียมพร้อมบางอย่างให้กับพวกเขาเท่าที่ควร   โดยที่องค์กรเองก็อาจมีความเชื่อว่าเดี๋ยวพอขึ้นมาเป็นแล้วก็เรียนรู้ไปเอง เหมือนกับผู้จัดการในอดีตที่ผ่านมา  แต่สิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงลืมไปก็คือ สถานการณ์ของโลกการทำงานในทุกวันนี้ได้เปลี่ยนไปแล้วจากอดีตอย่างมีนัยสำคัญ  ในขณะที่องค์กรของเรากำลังก้าวคลานไปอย่างช้าๆ องค์กรที่เป็นคู่แข่งซึ่งไม่ได้มีเพียงแค่ในประเทศ  แต่สนามการแข่งขันใหม่นี้ทำให้เรามีทั้งพันธมิตและคู่แข่งที่มาจากทั่วทุกมุมโลกในปริมาณที่มากพอกัน   เมื่อเราลองหันมองออกไปนอกองค์กรอีกครั้งอาจพบว่าพวกเขากำลังวิ่งกันอย่างเต็มที่เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันที่เหนือกว่าเราอยู่หลายช่วงตัวแล้วก็เป็นได้

องค์กรเหล่านั้นได้ลงทุนในการเตรียมผู้จัดการซึ่งถือเป็นผู้บริหารระดับกลางที่มีความสำคัญในการส่งผ่านนโยบายการทำงานลงสู่ระดับปฏิบัติการ มีการเรียนรู้การพัฒนาอย่างต่อเนื่องผ่านรูปแบบและช่องทางที่หลากหลาย เพื่อลดข้อผิดพลาดในการก้าวขึ้นมาบริหารจัดการทีมงาน สร้างผลการทำงานตามที่องค์กรคาดหวัง

บทความนี้ผมเขียนขึ้นเพื่อนำประเด็นสำคัญที่พบเจอว่าผู้จัดการจำนวนมากมักติดกับดักความเชื่อบางอย่างจนส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาอีกมากมายและได้สร้างผลกระทบให้กับผู้เกี่ยวข้องในวงกว้าง   เพื่อให้ท่านผู้อ่านได้ลองพิจารณาเพื่อนำไปเป็นประเด็นพูดคุยกับผู้จัดการในองค์กรของท่าน   และอาจช่วยกันนั่งทบทวนเรื่องราวต่างๆที่เคยเกิดขึ้นและนำสิ่งที่ได้มาใช้ในการปรับเปลี่ยนวิถีการทำงานบางอย่างในองค์กรจนเห็นผล https://bit.ly/375e0F3

9  กับดักผู้จัดการ (A manager’s pitfall ) ซึ่งมักสร้างปัญหาตามมา ได้แก่

ผู้จัดการจำนวนหนึ่งมีสไตล์การทำงานแบบหลงจู๊ คือ ไม่ว่าจะงานเล็ก งานใหญ่อะไร ต้องเข้าไปเป็นคนตัดสินใจทุกครั้ง เข้าไปสั่งการทุกขั้นตอน ซึ่งในแง่มุมหนึ่งก็มีประโยชน์ คือ  รู้สึกสบายใจว่าสามารถควบคุมงานต่างๆให้ออกมาได้ใกล้เคียงกับสิ่งที่ตนเองคาดหวังไว้

แต่สิ่งที่เป็นปัญหาก็คือ ผู้จัดการประเภทนี้จะงานยุ่งตลอดทั้งวัน มีแต่ประชุมแล้วก็ประชุม  ซึ่งการทำงานหนักแบบนี้แทนที่จะให้ผลลัพธ์ที่ดี คือ งานที่มีคุณภาพ ปริมาณงานที่ออกมาเหมาะสมกับความทุ่มเท แต่ในความเป็นจริงหาเป็นเช่นนั้นไม่    ผู้จัดการที่รวบอำนาจไว้กับตน    ทำให้เกิดคอขวดของการทำงาน   มีงานจำนวนมากที่ถาโถมรอให้ผู้บริหารคนนี้อนุมัติ หรือ แสดงความคิดเห็น  ถ้ายังไม่มีการอนุมัติหรือแสดงปฏิกิริยาอะไรลงมา งานทุกอย่างก็จะเกิดการหยุดชะงักลง พนักงานแต่ละฝ่ายก็ไม่รู้จะทำอะไรต่อไป เพราะถ้าเตรียมทำอะไรไปก่อน   หากงานชิ้นนั้นไม่ตรงกับความคิดเห็นของผู้จัดการ ก็ต้องเปลี่ยนแปลงต้องล้มเลิก  แถมยังถูกตำหนิเป็นของแถม นอกจากปริมาณงานที่จะไม่ออกมาได้ตามที่คาดหวังแล้ว ในเรื่องคุณภาพของแต่ละงานก็ลดลง เพราะแต่ละฝ่ายงานก็ต้องรอผู้จัดการคนนี้เข้าประชุม เรียกได้ว่าประชุมแรกยังไม่เสร็จ ผู้เข้าร่วมประชุมที่นัดไว้ลำดับถัดมาก็เดินมาเคาะประตูตามแล้ว ทำให้ในแต่ละการประชุมต้องรีบร้อนประชุมให้จบๆไปทั้งที่ยังไม่ได้ข้อสรุปอันเป็นที่น่าพอใจ

วิธีการบริหารแบบรวบอำนาจไว้ที่ตนเองแบบนี้ ยังส่งผลต่อวิธีการทำงานของทีม เพราะพนักงานจะรู้สึกว่าผู้จัดการคนนี้ไม่เชื่อมั่น ไม่ไว้ใจในความสามารถของพวกเขา ถึงไม่ยอมปล่อยให้พวกเขาได้คิดหรือตัดสินใจด้วยตนเองเลย   ต้องเข้ามาล้วงลูก ต้องเข้ามากำกับทุกขั้นตอน เปรียบเสมือนลูกของเราก็คงรู้สึกไม่ชอบใจเวลาที่พ่อแม่ยังคงไปรับไปส่งที่โรงเรียนทุกวันแม้พวกเขาจะเรียนระดับมัธยมแล้ว    เมื่อพนักงานรู้สึกว่าผู้จัดการคิดแบบไหนกับพวกเขา พวกเขาก็จะมีพฤติกรรมสะท้อนออกไปแบบนั้น คือ ในเมื่อไม่ไว้ใจกันแบบนี้ เพราะฉะนั้นพวกเราก็ไม่ต้องไปคิดไปทำอะไรใหม่หรอก รอฟังคำสั่งอย่างเดียวก็พอ    เมื่อผู้จัดการเห็นพฤติกรรมแบบนี้ของลูกน้อง ก็ยิ่งมั่นใจว่า สิ่งที่ตนเองคิดมาตลอดถูกต้องแล้ว  “เห็นไหมพวกพนักงานก็ไม่พยายามคิด พยายามทำอะไรด้วยตัวเองอยู่แล้ว แล้วอย่างนี้ผมจะไว้ใจได้อย่างไรหล่ะ ผมเลยมีเหตุผลจำเป็นที่ต้องลงไปกำกับทุกขั้นตอนแบบนี้ไงหล่ะ”

แล้วเหตุการณ์แบบนี้ก็จะดำเนินต่อไป โดยที่ผลลัพธ์ คือ ผู้จัดการแบบนี้ก็จะกลายเป็นผู้บริหารที่มีแต่ความเครียด อารมณ์หงุดหงิดฉุนเฉียวง่าย ส่วนพนักงานก็กลายเป็นพวกเฉื่อยชา ทำงานไปวันๆ และองค์กรก็จ่ายเงินเดือนไปเรื่อยๆ แต่ไม่ได้มีผลงานอะไรออกมาอย่างเป็นรูปธรรม

ในทางกลับกัน ผู้จัดการจำนวนหนึ่งก็มายืนอยู่อีกฝั่งหนึ่งซึ่งตรงกันข้ามกับข้อแรก คือ ปล่อยให้พนักงานไปคิดตัดสินใจกันเองทุกเรื่อง โดยเชื่อว่าพนักงานสามารถทำได้กันอยู่แล้ว ผู้จัดการไม่ต้องลงไปดูแล   ถ้าถามว่าแนวคิดแบบนี้มีส่วนดีไหม  ก็คงต้องตอบว่าขึ้นอยู่กับนำไปใช้กับใคร ถ้าผู้จัดการคนนี้มีบุญ เจอพนักงานที่มีความรับผิดชอบสูง มีความเข้าใจในการทำงาน และทักษะการทำงานที่เพียงพอ การมอบหมายอำนาจการตัดสินใจในบางเรื่องที่พวกเขามีความสามารถ ได้คิด ตัดสินใจด้วยตนเอง (Empowerment) ถือเป็นสิ่งที่ดีมากๆ เพราะการมอบความไว้วางใจให้คน ทำให้เขารู้สึกเติบโต เป็นผู้ใหญ่มากขึ้น เขาก็จะยิ่งระมัดระวังในการทำงานเพื่อให้เขายังคงเป็นคนที่น่าไว้วางใจสำหรับเรา

แต่ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านกับผมพอจะเข้าใจความรู้สึกของกันและกันที่ว่า   พนักงานจำนวนพอสมควรไม่ได้มีความรับผิดชอบและความรู้ความสามารถที่เพียงพอในการตัดสินใจในบางเรื่องที่มีความสำคัญ การที่ผู้จัดการไม่เอาใจใส่การทำงานของทีมงานเท่าที่ควร มาทำงานสาย เอาเวลาแว็บไปออกรอบ ตีกอล์ฟ   มีอะไรก็ปล่อยให้พนักงานไปทำกัน มีปัญหาอะไรก็ปรึกษากันเอง แก้ปัญหากันเอง เดาสุ่มกันไปเอง โดยที่ผู้จัดการไม่ลงมามีส่วนร่วม ไม่เข้าไปรับรู้ปัญหาหน้างาน ไม่ติดตามความคืบหน้า หรือตรวจสอบความผิดพลาด จะทำให้หลายปัญหาถูกซุกไว้ใต้พรม พนักงานน้อยคนนักที่จะกล้ามารายงานผู้จัดการแบบนี้ว่ามีปัญหา เดี๋ยวท่านจะพาลหงุดหงิดใจ  สุดท้ายกว่าที่จะรู้ปัญหาก็ลุกลามเกินกว่าจะแก้ไข

หากแต่ผู้จัดการลงมาร่วมดูแล ให้คำปรึกษา ให้แนวทางที่จำเป็นกับงานที่มีความสำคัญ  และมอบหมายความไว้วางใจให้ทีมงานได้ตัดสินใจกับงานบางอย่างที่พวกเขาชำนาญ โดยท่านทำหน้าที่ในการควบคุมคุณภาพ ดูแลสารทุกข์ระหว่างการทำงาน การ feedback ผลงาน และการชื่นชมให้กำลังใจ เพียงเท่านี้หลายอย่างจะดีขึ้นอย่างเป็นที่น่าพอใจ

 3. พยายามพิสูจน์ว่าตนเองเก่งกว่าทุกคน

ผมพบคนทำงานรุ่นใหม่ อายุ 20 ปลายๆ ถึง 30 ต้นๆ ขึ้นมาเป็นผู้จัดการจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ คงต้องพูดตามตรงด้วยสายตาอันยินดีว่าผู้จัดการรุ่นนี้มีความรู้ความสามารถ หรือ อาจเรียกง่ายๆว่า “ความเก่ง”  ที่ไม่ธรรมดา พวกเขาเรียนรู้ระบบการทำงานได้เร็ว ระบบคอมพิวเตอร์ไม่ใช่ปัญหาสำหรับพวกเขาอีกต่อไป องค์ความรู้ในการทำงาน หลักการคิด การตลาด การบริหารจัดการที่ได้เรียนมาจากตำราใหม่ ๆ จำนวนมากถูกถ่ายทอดในมหาวิทยาลัยที่พวกเขาศึกษาทั้งในและต่างประเทศ  ซึ่งนั่นแปลว่าในเรื่องการทำงานแล้วคนกลุ่มนี้มีพื้นฐานการศึกษาที่มากกว่าส่งผลทำให้การเรียนรู้ในบางเรื่องรวดเร็วกว่าผู้จัดการสมัยก่อน

สิ่งหนึ่งที่ผู้จัดการใหม่เหล่านี้ต้องเผชิญอย่างแน่นอนในการเข้ามาเป็นผู้บริหารระดับกลาง  คือ ต้องดูแลจัดการกับพนักงานจำนวนพอสมควรที่มีความแตกต่างทั้งในเรื่องคุณวุฒิและวัยวุฒิ บางคนก็อายุมากกว่า ทำงานมานานแล้ว มีประสบการณ์ในหลายฝ่ายงาน สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้จัดการหลายคนมีความคิดที่ว่าการจะทำให้คนกลุ่มนี้ยอมรับได้ ตนเองต้องแสดงความเก่งที่เหนือกว่าให้คนเหล่านี้เห็น    ความคิดดังกล่าวหากใช้อย่างเหมาะสมกับเหตุการณ์กับสถานการณ์ก็ย่อมทำให้เกิดการยอมรับได้อย่างรวดเร็ว ดังเช่น สถานการณ์ที่ลูกทีมติดปัญหา อุปสรรค และท่านได้นำเอาองค์ความรู้ หรือ แง่มุมคิดใหม่เข้าไปใช้แล้วช่วยให้สถานการณ์ดีขึ้น แก้ปัญหาที่พวกเขาเจอมาตลอดได้ แบบนี้ท่านก็เข้าไปอยู่ในใจของพวกเขาได้ในระดับหนึ่งแล้ว   แต่หากใช้ไม่ถูกกาลเทศะหล่ะ เช่น ในการประชุมเพื่อวางแนวทางการทำงานในปีหน้า เพื่อต้องการพิสูจน์ตัวเองผู้จัดการใหม่คนนี้ก็เอาแต่พูดถึงสิ่งที่ตนเองได้ร่ำเรียนมาว่าดีอย่างนั้นดีอย่างนี้ โดยไม่ฟังว่าคนที่อยู่มาก่อนทำอะไรกันมาบ้าง มีความคิดเห็นอะไร ถ้าเจอแบบนี้คงยากที่คนจะยอมรับ

หลักคิดก็ คือ ท่านไม่จำเป็นต้องพิสูจน์ว่าตนเองเก่งกว่าใคร เพราะถ้าท่านเริ่มต้นจากการคิดแบบนั้น ท่านจะต้องเหนื่อยทั้งชีวิตในการแข่งกับคน การที่เราเป็นผู้จัดการแล้ว ต้องการทำให้คนยอมรับ    อย่าคิดว่ามีเพียงความเก่งเท่านั้นที่จะทำให้คนยอมรับเราเป็นหัวหน้าเขา   หน้าที่ของเรา คือ การนำความรู้ความสามารถของเราส่งเสริมให้ความเก่งที่อยู่ในตัวทีมงานแต่ละคนได้นำออกมาใช้ประโยชน์ให้มากที่สุด และช่วยเติมเต็มสิ่งที่พวกเขาขาดหายไป นั่นแปลว่าท่านกำลังสร้างพันธะสัญญาทางใจบางอย่างกับคนที่ท่านดูแลว่า อยู่กับท่านแล้วชีวิตพวกเขาต้องดีกว่าเดิม ก้าวหน้ากว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน แน่นอนที่คนส่วนใหญ่จะเดินตามคนที่เดินนำให้ชีวิตพวกเขาดีขึ้น

เป็นเรื่องที่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าโลกการทำงานทุกวันนี้แข่งขันกันอย่างรุนแรง และวัดผลการทำงานจากการบรรลุเป้าหมาย ผู้จัดการเองก็ถูกคาดหวังผลงานจากผู้บริหารระดับที่สูงกว่า คือ การทำให้ฝ่ายงานที่ดูแลมีผลงานตามที่กำหนด ซึ่งผลงานเหล่านั้นก็คงสืบเนื่องมาจากการบริหารจัดการทีมงานแต่ละคนให้ผลิตผลงานออกมาตามที่ได้ตกลงกันไว้

สิ่งที่ทำให้คนทำงานจำนวนมากรู้สึกมีความเครียดอยู่เสมอ คือ  รู้สึกกดดันจากหัวหน้า  ที่พยายามสรรหาวิธีการต่างๆมารีดผลงานจากการทำงาน  โดยเฉพาะเมื่อช่วงที่มองแล้วว่าผลงานที่ออกมาจะไม่เป็นไปตามที่คาดการณ์กันไว้เมื่อตอนต้นปี    ท่านผู้อ่านลองนึกภาพพนักงานขายคนหนึ่งที่ถูกผู้จัดการทีมเรียกเข้าไปซักถามสาเหตุที่ยอดขายไม่เป็นไปตามเป้าที่ตกลงกันไว้ พร้อมทั้งถามวิธีการแก้ไขสถานการณ์นี้อย่างรวดเร็วที่สุดเพราะเหลือเวลาอีกเดือนเดียวก็จะสิ้นปีแล้ว  โดยที่มีสายตาของเพื่อนนักขายร่วมชะตากรรมกับท่านอีกหลายยสิบชีวิตซึ่งกำลังจ้องมองมาที่ท่านอย่างเอาใจช่วย  และหูที่กำลังรอฟังคำตอบของท่านอย่างใจจดใจจ่อว่าท่านจะเสนอไอเดียเด็ดๆอะไรไหม เพราะพวกเขาเองก็กำลังนึกคำตอบอยู่เหมือนกันว่าจะตอบผู้จัดการคนนี้ว่าอย่างไร บรรยากาศแบบนี้คงเป็นเวลาที่น่าอึดอัด สร้างความเครียดให้กับคนทำงานอยู่ไม่น้อย  ผู้จัดการบางคนส่งข้อความไปถามพนักงานทุกวันตอน ตี 5 ว่าวันนี้จะขายเครื่องกรองน้ำได้กี่เครื่อง ขอให้ตอบก่อน  7 โมงเช้า เอาเป็นว่าผมเคยคุยกับพนักงานที่ตกอยู่ในสภาพนี้ หลายคนกล่าวเป็นเสียงเดียวกันว่า ช่วงเวลาที่พวกเขามีความสุขที่สุดในการทำงานที่แห่งนั้น คือ ช่วงเวลาที่ยื่นใบลาออกกับฝ่ายบุคคล

ด้วยความที่ผมเองก็เป็นคนทำงานเช่นเดียวกัน และผมก็ศรัทธากับแนวความคิดที่ว่า การทำงานให้มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คือ การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน เพราะเป้าหมายทำให้คนรู้ว่ากำลังทำอะไร เพื่ออะไร คงไม่สนุกแน่ที่เราจะเสียเวลาเก็บกระเป๋าออกจากบ้าน โดยไม่รู้ว่ากำลังจะไปที่ใด  แต่สิ่งที่ผมไม่เชื่อเป็นการส่วนตัวก็คือ การที่หัวหน้าคนจะทำให้ลูกทีมบรรลุเป้าหมายได้ตามที่คาดหวังต้องใช้แต่วิธีการกดดันเป็นหลัก บอกตรงๆว่าผมไม่ชอบเช่นนั้นเลย  มันมีอีกหลายวิธีที่จะทำให้คนอยากทำงานอย่างเต็มกำลังความสามารถ เช่น ช่วยเขาสร้างวิธีคิด วิธีวิเคราะห์สถานการณ์ การแก้ไขปัญหาแบบใหม่ หาคนมาช่วยพัฒนาความสามารถ ช่วยกันวางกลยุทธ์ที่ดีกว่าเดิม สร้างระบบ สร้างเครื่องมือใหม่ๆมาทดลองใช้ และอีกมากมายหากผู้จัดการไม่ขี้เกียจเสียก่อน คงมีอะไรดีๆนำมาใช้ในองค์กรอีกเป็นจำนวนมาก

ทั้งนี้ผมไม่ปฏิเสธว่าการกดดันก็สามารถสร้างผลงานได้ แต่จะดีไหมถ้าผู้จัดการไม่เอาแต่ยึดวิธีการกดดันมาใช้แบบติดเป็นนิสัย แน่นอนที่ผู้จัดการหลายคนชอบใช้วิธีนี้เพราะมันง่าย ไม่ต้องเตรียมตัว ไม่ต้องคิดอะไรมาก แค่ทำท่าทีขึงขัง พูดเสียงดัง สร้างสถานการณ์บีบคั้น แค่นี้พนักงานก็เครียดจนต้องทำอะไรบ้างอย่างแล้ว นั่นก็คือ เริ่มคิดหาช่องทางไปทำงานที่อื่นควบคู่ไปกับการทำงานนั้นเอง

โปรดติดตามต่อตอนที่  2 : ตามลิ้งค์นี้เลยครับ กับดักผู้จัดการ (manager’s pitfall) ตอนที่ 2